ده فرمان آداب معاشرت

آداب معاشرت(1)

نشست های اجتماعی بخش مهمی از کار را تشکیل می دهند. در این گردهمایی هاست که می توان به همراه دوستان تفریح کرد،‌ با مشتری های جدید آشنا شد و قراردادهای مختلف بست.

اما از سویی دیگر این نشست ها می توانند دام هایی خطرناک باشند. کافی است بیش از حد احساس راحتی کنید و خودمانی شوید، قوانین پنهان اجتماعی را زیر پا بگذارید و در نتیجه به راحتی خود را نابود کنید، در حالی که هیچ وقت نمی فهمید چرا؟

در متن زیر ده دستور آداب معاشرت آورده شده، که توصیه می کنیم به دقت آنها را بخوانید و سعی کنید به اندازه بیماری وبا از آنها دوری کنید. اگر همکاران بی احتیاطتان می خواهند به این محدوده ممنوعه پا بگذارند، به خودشان مربوط است ولی بهتر است شما حواستان را جمع کنید که درگیر چنین دردسرهایی نشوید.

عدم توجه: روی برگرداندن از شخصی که در حال صحبت با شماست، نشانه بی ادبی است. بذل توجه یکی از اصلی ترین نشانه های آداب معاشرت، و بهترین تمجید از طرف مقابل است. برای کسب نتیجه بهتر، می توانید با حالت های مختلف صورت و بدن حرکات بدن نشان دهید که به بحث علاقه مند هستید.

شـُل دست دادن: این حرکت نشان دهنده عدم اطمینان شما به خود است. به نرمی دست بدهید. این کار بیانگر اعتماد به نفس، خونگرمی،‌ گشاده رویی و صداقت است. ولی مراقب باشید زیاده روی نکنید و دست طرف مقابل را خیلی محکم نفشارید، چون آن وقت فکر می کند که شما آدمی سلطه جو و طالب برتری هستید.

پشت کردن به دیگری: زبان بدن (ایما و اشاره ها) شما می تواند شخصیتتان را نشان دهد. اگر به خوبی با همکار خود برخورد نکنید، اعلام کرده اید که هیچ علاقه ای به صحبت ندارید. این کار به نوعی توهین است و می تواند منجر به ایجاد احساسات و تفکرات منفی و حتی خصمانه دیگران نسبت به شما شود.

سیگار کشیدن: امروزه، در بیشتر قرارملاقات های عمومی از سیگار کشیدن به شدت اجتناب می شود. امتحانش مجانی است؛ در جمع سیگار آتش بزنید تا چه غیر سیگاری ها و چه سیگاری های مطیع قانون از شما بیزار شوند!

برداشتن ظرف نوشیدنی با دست راست: همیشه نوشیدنی خود را با دست چپ بردارید. این طوری می توانید هنگام برخورد با دیگری، بدون دردسر و ریختن نوشیدنی روی لباس های خود یا طرف مقابل، با او دست بدهید. به علاوه دست راستتان گرم می ماند، چرا که نگهداری نوشیدنی با یخ، دستتان را سرد و مرطوب می کند.

نپوشیدن کت: هیچ وقت لباسی مانند کت را در نیاورید یا اگر فرضاً برای کلاس گذاشتن کراوات زده اید، گره کراوات خود را شل نکنید مگر این که میزبان پیش از شما، چنین کاری بکند. به طور کلی، لباس نامرتب در نشست های عمومی بسیار ناپسند است.

بیش از حد نزدیک ایستادن: هر یک از ما برای خود یک «حد آسودگی» داریم (که درافراد مختلف، متفاوت است) و دوست نداریم دیگران بدون اجازه به این فضای شخصی تجاوز کنند. اگر هم کسی این کار را بکند سعی داریم از او دوری کنیم و از متجاوز به خاطر نزدیکی بیش از حد بیزار می شویم.

بلند صحبت کردن: با صدای بلند صحبت نکنید. این کار شما را مغرور و از خود راضی جلوه می دهد. صدایتان باید آرام و یکنواخت باشد و لحنتان باید با زمان و موقعیت حاضر در آن هماهنگ باشد.

زمان پایان میهمانی: یک مهمانی رسمی هیچ وقت نباید بیشتر از دو ساعت طول بکشد. ساعت 6 بعدازظهر شروع شود و حداکثر تا ساعت 8 به پایان برسد. تا نیم ساعت پس از ساعت پایان مهمانی باید آنجا را ترک کرده باشید.

صحبت همزمان: وقتی شخص دیگری صحبت می کند، بهترین روش اهانت کردن پریدن وسط حرف اوست! قبل از پاسخ دادن، اجازه دهید حرفش را تمام کند. به این ترتیب نشان می دهید که فرد مؤدبی هستید و طرف مقابل هم بهتر می تواند گفته های شما را بشنود و بفهمد. در ضمن راز سخنور خوب شدن، خوب گوش کردن است.

وضعیت ظاهری شما در محیط کار

آداب معاشرت(2)

ظاهر هر شخص در محیط های کاری اهمیت زیادی دارد. استانداردهای زیر کمک می کند که ظاهر کارمندان با وضعیت کارشان هماهنگ باشد. بنابراین کارمندان بدون توجه به جنسیت و نژاد خود می توانند این استانداردها را رعایت کنند.

برچسب نام

برچسب نام ، بخشی از اونیفورم هر کارمند است، بنابراین باید همیشه به لباس وصل باشد. در بعضی ادارات، این برچسب به صورت کارت نام، روی میز کارمندان قرار داده می شود.

بهداشت شخصی

تمام کارمندان باید به بهداشت خود توجه نشان دهند تا احیاناً برای ارباب رجوع یا دیگر کارمندان ناخوشایند نباشند. بنابراین استحمام روزانه، استعمال بوی خوش، و مراقبت دقیق از دندان ها توصیه می شود. پاکیزگی و آراستگی موها نیز از نکاتی است که باید همواره در نظر داشت.

اندازه موها

موهای آقایان باید تا بالای یقه کوتاه شود و نباید به پایین تر از خط میانی یقه برسد. موها باید به یک سمت شانه شود و مثلاً روی پیشانی نریزد.

کارمندانی که با غذای افراد ارتباط مسقیم دارند باید موهای خود را با کلاه بپوشانند.

خط ریش نباید از لاله گوش پایین تر بیاید؛ سبیل باید به خوبی آراسته شود و از لب پایین نیاید.

کلاه گیس

استفاده از کلاه گیس، در صورتی که مدل و رنگ قابل قبولی داشته باشد و با ظاهر شخص سازگار باشد، بلامانع است.

لباس مناسب با محیط کار

این یکی جزو ضروریات است. چنانچه اداره اونیفورم خاصی ندارد بهتر است آقایان از کت و شلوارهای مناسب محیط کار و پیراهن هایی با رنگ ملایم (سفید، بژ یا آبی) استفاده کنند. پوشیدن پیراهن های تیره یا رنگ های تند و زننده ممنوع است. کت های غیر رسمی و شلوارهایی که با موقعیت محل کار هماهنگ باشند، بلامانع هستند. لباس کارمندان زن نیز از فرم مانتوهای اداری خارج نشود (در این مورد نیز پوشیدن رنگ های تند و زننده، و لباس های تنگ برای محیط کار نامناسب است.(

اگر در مورد انتخاب نوع پوشش و لباس خود دچار مشکل هستید به پوشش کسانی که در رأس شرکت هستند توجه کنید.

کارمندان زن و مرد با اونیفورم

چنین کارمندانی باید لباس های فرم تعیین شده برای کار را بپوشند. اونیفورم ها باید همیشه مرتب و تمیز و اتو کشیده باشند.

چنانچه لباس فرم از اموال اداره باشد، خود کارمند باید هرگونه آسیب وارده به لباس را رفو و تعمیر کند. چنانچه آسیب وارده قابل اصلاح نبود باید به رئیس خود اطلاع دهید. در صورت ترک دائمی محل کار، کارمندان باید تمام لباس ها و وسایل را به صاحب کار برگردانند.

کفش

کفش ها باید استاندارد و مطابق با عرف کاری باشند. از آنجا که کفش های تنیس، کتانی و صندل برای محیط کار غیراستاندارد هستند، نباید در محیط کار از آنها استفاده کرد. (استثنائاً کفش های تنیس را می توان در استخرها و سالن های ورزشی به پا کرد.(

نکته:

پیش از خرید هر لباس و پوشاکی، به موقعیت خود در محل کار، محیط کار و هم چنین آب و هوا و نوع شغل خود توجه کنید.

موارد دیگر

اصولاً در محیط کار کارمندان می بایست از مصرف بیش از اندازه لوازم آرایشی خودداری کنند. بلندی ناخن ها باید در حد متوسط و زیر آنها همیشه تمیز باشد. جواهرات مورد استفاده نیز نباید سنگین یا چشمگیر باشد؛ در مجموع تأکید بر سادگی و ظاهر طبیعی کارمندان است.

آداب معاشرت در کار

- محققان معتقدند «مهارت های انسانی» بیش از مهارت های فنی و دانش در پیشرفت کاری افراد تأثیر دارد.

- جنسیت افراد در مناسبات کاری نقشی ندارد ولی مرتبه شغلی بسیار حائز اهمیت است.

- هنگام تعارف به دیگران، صادقانه رفتار کنید و هنگام پذیرش تعارف دیگران با قدرشناسی تشکر بگویید.

طرز صحبت با تلفن

آداب معاشرت (3)

*منظور از صدای مناسب برای امور تلفنی دفتر کار چیست؟

صدایی که گرم، دوستانه، جدی و تأثیر گذار باشد.

*چگونه باید به تلفن کاری پاسخ داد؟

این امر به نوع کار مؤسسه بستگی دارد.

 با گوش راست به تماس های کاری گوش کنید چون گوش راست به نیمکره چپ مغز یعنی مرکز منطقی آن مرتبط است.

نحوه پاسخگویی منشی یک جراح متخصص سرطان، باید با منشی یک صاحب نمایشگاه ماشین متفاوت باشد. منشی باید شرایط کاری را بسنجد و تصور دقیقی از رئیس و شرکت مربوطه را به عموم ارائه دهد.

صحبت همزمان با تلفن و با شخص دیگری حاضر در دفتر، دور از ادب است. وقتی با کسی تلفنی صحبت می کنید باید همه توجه خود را به مکالمه معطوف کنید حتی نباید چیزی بخورید یا بجوید...

نباید برای مسائل کاری با منزل افراد تماس گرفت مگر این که مورد اضطراری پیش آمده باشد. اگر برای مورد کاری با منزل کسی تماس گرفتید ابتدا از صمیم قلب از همکار و همسرش به خاطر این مزاحمت معذرت خواهی کنید.

دستگاه پیغام گیر تلفنی معمولاً می تواند در زمینه راهنمایی، جایگزین منشی شود. با دقت پیغام خود را ضبط کنید و توجه داشته باشید که هر چه مد نظرتان بوده در دستگاه ضبط شده باشد.

راهنمای برخورد هنگام مکالمه تلفنی

-1در صورت امکان پیش از پاسخ به تلفن بایستید. این کار احساس تسلط شما را بیشتر می کند.

-2تلفن را فوراً پاسخ دهید؛ در صورت امکان حداکثر پس از سه زنگ.

-3با گوش راست به تماس های کاری گوش کنید چون گوش راست به نیمکره چپ مغز یعنی مرکز منطقی آن مرتبط است.

-4در ابتدای صحبت، نام و پست اداری خود را بگویید.

-5نام تماس گیرنده را بپرسید و از آن هنگام مکالمه استفاده کنید.

نباید برای مسائل کاری با منزل افراد تماس گرفت مگر این که مورد اضطراری پیش آمده باشد. اگر برای مورد کاری با منزل کسی تماس گرفتید ابتدا از صمیم قلب از همکار و همسرش به خاطر این مزاحمت معذرت خواهی کنید.

-6گوش دهید و سعی کنید حرف طرف مقابل را قطع نکنید.

-7حواس خود را به مکالمه جمع کنید. سعی نکنید دو کار را با هم انجام دهید.

-8وقتی تماس گیرنده صحبت می کند به نوعی واکنش نشان دهید و از عبارات و اصواتی استفاده کنید تا وی بداند شما به دقت گوش می دهید.

-9پس از یادداشت نمودن مطلبی که تماس گیرنده گفته، آن را مجدداً برای وی بخوانید تا مطمئن شوید پیغام را درست گرفته اید.

-10 اگر شخصی در زمان نامناسب تماس گرفت، برای وی توضیح دهید که فعلاً نمی توانید صحبت کنید، شماره تلفن و نام وی را یادداشت نمایید و بگویید که مجدداً تماس خواهید گرفت.

-11 هنگام صحبت لبخند بزنید، چرا که در صدایتان به خوبی منعکس می شود!

آداب نامه نگاری

آداب معاشرت (4)

حداقل مواردی که باید بدانید:

-1در نامه های فارسی ، چینش مطالب از سمت راست است. سرنامه در سمت راست و امضاء باید در سمت چپ باشد.

 -2عموماً تاریخ (و شماره ) نامه در سمت چپ قرار دارد. در مکاتبات شخصی نیازی به ذکر نشانی در متن نامه نیست ولی در ادارات نامه ها در برگه های رسمی ( نشان دار) نوشته می شوند که نشانی اداره در پایین صفحه ذکر شده است.

 - 3به یاد داشته باشید که در نامه های انگلیسی آدرس گیرنده را سمت راست، بالای صفحه بنویسید و زیر آن تاریخ بزنید. سر نامه باید در سمت چپ و امضاء در سمت راست باشد.

 -4همیشه ابتدا یک پیش نویس از نامه اصلی بنویسید. این روش وقتی که نمی دانید چه بگویید خیلی کمک می کند.

- 5نامه های خود را تایپ نکنید، مگر این که دست خطتان خیلی بد باشد.

 – 6نوع قلم نامه نگاری نشان دهنده میزان احترام شما به دریافت کننده نامه است. هرگز با مداد نامه ننویسید. بهترین قلم خودنویس است و اگر به کمتر از آن قانع هستید می توانید از روان نویس استفاده کنید. در مکاتباتی که چندان رسمی نیستند می توانید از خودکار استفاده نمایید.

-7دقت کنید که از کلمات مناسب استفاده کنید. ایجاز و اختصار بهترین روش نامه نگاری است البته مختصر گویی نباید منجر به نارسایی شود.

 - 8به یاد داشته باشید که نامه ها نشان دهنده شخصیت شما هستند و بعضی از نامه ها سال ها نگهداری می شوند.

 -9اگر همراه دعوتنامه هایتان برای اشخاص «کارت پاسخ» نمی فرستید و در عین حال لازم است بدانید چه کسانی حتماً می آیند، در دعوتنامه از مدعوین بخواهید که حتماً به آن پاسخ دهند.

 -10به دعوتنامه ها در اسرع وقت پاسخ دهید. اگر از شرکت در مهمانی معذورید، در یادداشت کوتاهی علت را توضیح دهید. ولی اگر عذرتان بیماری بود ذکری از آن به میان نیاورید چون برای میزبان وظیفه اخلاقی ایجاد می کند که جویای احوال شما شود و این کار وقت با ارزش او را(قبل از میهمانی) می گیرد.

 -11پاسخ باید همان ساختار و شکل دعوتنامه را داشته باشد.

 -12اگر در نشانی نامه، عنوان خاصی برای شخص به کار رفته، مثلاً «جناب آقای دکتر احمدی» در سرنامه هم باید همان عنوان را استفاده کرد. هرگز هنگام امضای نامه برای خود عنوان به کار نبرید (مثلاً: خانم مینو اکبری).

 -13کیفیت کاغذ را می توان از روی وزن آن تعیین کرد. هرچه وزن کاغذ بیشتر باشد، کیفیت آن بهتر است.

 -14بیشتر افراد به سه نوع لوازم تحریر احتیاج دارند: رسمی، کاری و شخصی.

 -15کاغذهای نوشته های غیر رسمی معمولاً سفید یا استخوانی رنگ است.

 -16امروزه عموماً کارت های ویزیت ضمیمه نامه می شوند.

غذا خوردن در مهمانی های رسمی و رستوران

رموز آداب معاشرت (5)

- ظاهر شما و عملکردتان به یک اندازه اهمیت دارند. صاف بنشینید و آرنج هایتان را روی میز نگذارید. قاشق و چنگال یا دستمال سفره را خیلی تکان ندهید.

- نه عجله کنید و نه بیش از حد آهسته غذا بخورید. سعی کنید با دیگران هماهنگ باشید.

- با دهان باز غذا را نجوید و با دهان پُر صحبت نکنید.

- اگر وسیله غذاخوری را اشتباهاً برداشتید، دستپاچه نشوید؛ از همان وسیله استفاده کنید و در هنگام نیاز، از پیشخدمت بخواهید وسیله لازم را برایتان بیاورد.

- هر وسیله غذاخوری مانند قاشق، چنگال یا کارد را که برمی دارید، پس از استفاده دوباره روی میز نگذارید یا آن را به بشقاب تکیه ندهید، بلکه کاملاً درون ظرف غذا قرار دهید.

- کاردها و قاشق ها در سمت راست، و چنگال ها و دستمال ها در سمت چپ بشقاب قرار دارند. نوشیدنی ها در سمت راست و خوردنی ها (مانند ظرف نان) در سمت چپ گذاشته می شوند.

- هنگام استفاده از کارد و چنگال و ... از کناری ترین وسیله شروع کنید تا به نزدیک ترین وسیله (به ظرف) برسید.

- اگر کسی نان تعارفتان کرد آن را در گوشه بشقاب خود بگذارید.

- مراقب باشید در سلف سرویس بشقاب خود را بیش از حد پر نکنید.

- هیچ وقت به اشتباهات دیگران سر میز شام توجه نکنید و برای اشتباهات خودتان هم مدام عذرخواهی نکنید.

- یک بار و فقط در یک ظرف برای خودتان غذا بردارید. به غذای خود تنوع بدهید و کمی هم ظرافت به کار ببرید. دقت کنید غذاهایی که در بشقاب گذاشته اید از یک رنگ نباشند.

- بهتر است محل نشستن هر کس از قبل مشخص شود و مهمان ها خود تصمیم نگیرند کجا بنشینند. در مهمانی های بیش از هشت نفر از کارت ویژه مهمان استفاده کنید.

- میزبان هر قدر هم گرفتار باشد باید در بدو ورود مهمانان به آنها خوش آمد بگوید و لحظاتی را با هر کدام گپ بزند.

- زمان قبل از شام را محدود کنید و هنگام شام مُصر باشید که مهمانان به موقع سر میز شام حاضر شوند. ابتدا از نورهای روشن استفاده کنید و تدریجاً نور را کم کنید.

- میزبان باید خود مراقب باشد که لیوان نوشیدنی میهمانان مجدداً پر شوند. چون مهمانان نه خود این کار را می کنند و نه درخواست نوشیدنی بیشتر خواهند داشت.

- در مهمانی سلف سرویس، دقت کنید میز به خوبی تزئین شده باشد و مهمانان بتوانند به راحتی غذای خود را بردارند و بدون مشکل از آنجا خارج شوند.

- معمولاً 15 تا 20 درصد کل صورتحساب برای انعام پیشخدمت ها در نظر گرفته می شود. البته 20 درصد بیشتر معمول است.

- اگر مشکل یا شکایتی دارید با سر میهماندار در میان بگذارید.

- هنگام خواندن فهرست غذاها، زیاد معطل نکنید و از پیشخدمت سؤالات متعدد نپرسید (به خصوص اگر رستوران شلوغ است(.

- اگر در رستوران چینی نمی توانید با چوب غذا بخورید، می توانید تقاضای قاشق و چنگال کنید.

ترجمه : مریم پاک رو